Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu maliofis.tr — [SMMM İhsan Mutlu]’dir. İletişim: [adres], [telefon], [e-posta], [KEP adresi].

Bu sistem üzerinden personel verisini giren işveren firmalar, kendi çalışanlarına ilişkin verilerin veri sorumlusu sıfatını taşır; maliofis.tr — [SMMM İhsan Mutlu] bu verileri mali müşavirlik / SGK bildirim hizmeti kapsamında veri işleyen sıfatıyla işler.

• Kimlik: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, baba/ana adı, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet, medeni hâl
• İletişim: telefon, e-posta, ikamet adresi, acil durumda aranacak kişi
• Özlük: görev, meslek kodu, işe giriş/çıkış tarihi, çalışma şekli, sözleşme türü, ücret, banka/IBAN, öğrenim durumu, kıdem ve puantaj bilgileri
• Özel nitelikli veriler: engellilik durumu ve oranı, sağlık raporu, kan grubu, eski hükümlülük, adli sicil kaydı. Bu veriler yalnızca SGK bildirimi ve yasal teşviklerden yararlanma amacıyla, KVKK m.6 kapsamındaki şartlar sağlanarak işlenir.
• İşlem güvenliği: giriş kayıtları, IP adresi, tarayıcı bilgisi, erişim ve işlem logları

Veriler; 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuattan doğan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç) ile sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c) hukuki sebeplerine dayanılarak; işe giriş ve işten ayrılış bildirgelerinin düzenlenmesi, bordro ve özlük dosyası süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenir.

Veriler, yasal yükümlülükler kapsamında Sosyal Güvenlik Kurumu, Gelir İdaresi Başkanlığı, Türkiye İş Kurumu ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına; hizmet alınması hâlinde barındırma ve e-posta altyapısı sağlayıcılarına aktarılabilir. Yurt dışına aktarım yapılması hâlinde KVKK m.9 şartlarına uyulur.

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı ve saklama süreleri boyunca (özlük dosyaları için iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren asgari 10 yıl) saklanır; sürenin dolmasının ardından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Sisteme yalnızca ofis tarafından tanımlanan kullanıcılar erişebilir; kayıt olunamaz. Her kullanıcı yalnızca yetkilendirildiği şirketlerin verilerini görüntüleyebilir. Bağlantılar şifrelidir (HTTPS), şifreler geri döndürülemez biçimde saklanır ve kişisel verilere yapılan her erişim kayıt altına alınır.

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini isteme ve zararınızın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı [başvuru e-posta adresi] adresine veya [posta adresi] adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.